Wynajem biura dla firmy kosztuje tyle, ile wynosi czynsz za metr razy powierzchnia, plus opłaty eksploatacyjne, media, sprzątanie i jednorazowe koszty wejścia. W klasycznym najmie realny rachunek bywa o 30 do 60 procent wyższy niż stawka z ogłoszenia. Biuro elastyczne ma wyższą cenę za metr, ale zwykle jedną kwotę miesięcznie.
Z czego składa się koszt klasycznego najmu
- Czynsz najmu, najczęściej podawany w euro lub złotych za metr kwadratowy netto.
- Opłaty eksploatacyjne za części wspólne, ochronę i obsługę budynku.
- Media: prąd, ogrzewanie, woda, klimatyzacja.
- Internet i telefonia, często z umową na kilkanaście miesięcy.
- Sprzątanie i drobne naprawy.
- Meble, adaptacja pomieszczeń i wyposażenie sali spotkań.
- Kaucja, zwykle równowartość od dwóch do trzech czynszów.
Do tego dochodzi czas osoby, która zajmuje się biurem: faktury od kilku dostawców, awarie, wymiany zamków, kontakt z administratorem budynku. W małej firmie ten koszt jest realny, choć nie widać go w księgach.
Przykładowy rachunek dla zespołu ośmiu osób
Poniższe liczby są założeniami przykładowymi, nie ofertą. Zespół ośmiu osób potrzebuje w klasycznym biurze około 80 metrów kwadratowych razem z częścią wspólną i salą spotkań. Przy stawce 70 zł za metr netto czynsz wynosi 5 600 zł. Opłaty eksploatacyjne i media dodają około 25 zł za metr, czyli 2 000 zł. Sprzątanie, internet i drobne wydatki to kolejne 1 200 zł. Razem około 8 800 zł netto miesięcznie, przed kaucją i adaptacją.
Ośmiu hot desków w coworkingu przy limicie 690 zł za osobę to 5 520 zł miesięcznie, z mediami, internetem, sprzątaniem i kuchnią w cenie. Biuro prywatne dla ośmiu osób bywa droższe, ale nadal bez kaucji na pół roku czynszu i bez adaptacji. Własne stawki wpiszesz w kalkulatorze kosztu biura.
Kiedy klasyczny najem wygrywa
Gdy zespół pracuje w biurze pięć dni w tygodniu, horyzont jest dłuższy niż trzy lata, a firma potrzebuje własnego szyldu, specjalnej aranżacji albo magazynu obok. Przy takim profilu różnica na metrze zwraca się w kilkanaście miesięcy.
Kiedy wygrywa biuro elastyczne
Gdy nie wiesz, ilu osób będziesz potrzebować za pół roku, zespół pracuje hybrydowo albo otwierasz oddział w drugim mieście. Płacisz za to, co zajmujesz, i możesz zmienić liczbę stanowisk w kolejnym miesiącu. Opis formatu znajdziesz na stronie biuro do wynajęcia dla zespołu, a rozliczenia dla kilku miast na stronie wynajem biura dla firm.
Jak porównywać oferty bez pomyłek
- Zawsze przeliczaj na koszt miesięczny całkowity, razem z opłatami dodatkowymi.
- Pytaj o okres wypowiedzenia i o to, co się dzieje przy zmniejszeniu zespołu.
- Sprawdź, czy w cenie są godziny sal spotkań i ile kosztuje każda kolejna.
- Upewnij się, że faktura VAT jest wystawiana na firmę, a adres można wpisać w dokumentach.
- Zapytaj o kaucję i warunki jej zwrotu.
Gdy biuro jest już wybrane, a firma rusza z nowymi klientami, przydaje się też lista potencjalnych partnerów. Dane firm do kontaktu handlowego znajdziesz w katalogu firm do współpracy B2B.
Najczęstsze pytania
Czy wynajem biura można wrzucić w koszty firmy?
Tak. Czynsz i opłaty związane z biurem prowadzonym na potrzeby działalności są kosztem uzyskania przychodu, a VAT z faktury możesz odliczyć na zasadach ogólnych. Szczegóły dla Twojej formy opodatkowania potwierdź z księgową.
Ile wynosi kaucja przy wynajmie biura?
W klasycznym najmie to zwykle dwa do trzech czynszów. W biurach elastycznych kaucja bywa niższa albo jej nie ma, a warunki zwrotu podaje operator lokalizacji w ofercie.